TS. Incumplimiento por el empresario de la obligación de llevar un registro horario. Reclamación por el trabajador de horas extraordinarias: ¿Cómo opera la carga de la prueba de que se han producido, o no, excesos de jornada?
Incumplimiento por el empresario de la obligación de llevar un registro diario de jornada. Determinación de si ello conlleva en los procesos de reclamación de la retribución de horas extraordinarias una inversión automática de la carga de la prueba que no exige al trabajador la previa aportación de indicios sobre la realización de las horas reclamadas.
El registro de la jornada que deben llevar las empresas (ex art. 34.9 ET) debe dejar constancia de las horas trabajadas por cada concreto trabajador, con la precisión necesaria respecto al momento y lugar de su realización y, aunque no se hayan establecido sus requisitos de forma, su validez exige que reúna tres criterios: ser objetivo, fiable y accesible. Hay que partir, por tanto, de que el artículo 34.9 del ET asigna inequívocamente al empresario la obligación de garantizar el registro diario de jornada, correspondiendo a este y no al trabajador la disponibilidad del medio de prueba que permite acreditar la jornada efectuada. Y como nadie puede beneficiarse de su propio incumplimiento, cuando tal registro no existe, ello no puede convertirse en un beneficio procesal para el infractor. Ahora bien, resulta esencial diferenciar aquellos supuestos en los que quede acreditada la existencia real y efectiva de un horario de trabajo regular prefijado, de manera que ya exista una garantía jurídica al haberse predeterminado los días y horas en que se han de prestar los servicios, respecto de aquellos otros supuestos en los que no exista tal horario regular y el trabajador esté sujeto a un patrón de trabajo total o parcialmente imprevisible a través de un sistema de llamamientos o análogo. Lo que ha de probarse en ambos casos es distinto y esa diferencia en el hecho objetivo que ha de ser acreditado repercute sobre la diferente consecuencia que ha de atribuirse a la ausencia de un registro de jornada que cumpla los requisitos legales. En el caso de patrones horarios no fijos lo que debe ser objeto de prueba es la completa jornada realizada. En tal caso debe imputarse al empleador la carga de probar cuál sea la jornada realmente realizada por la persona trabajadora, que es la función que ordinariamente debiera cumplir el registro de jornada. Es cierto que la prueba que pueda presentar el empresario de la jornada realizada no está tasada y no está limitada al registro de jornada, pero si no presenta prueba suficiente que acredite la jornada realizada y tampoco lleva el preceptivo registro de jornada habrá de darse por cierta la que haya sido alegada por la persona trabajadora, al menos siempre que lo haya hecho en momento procesal correcto y con la antelación debida al acto del juicio (para evitar toda indefensión), explicitando las horas trabajadas con suficiente precisión (como ocurre cuando presenta cuadrantes o tablas de días y horas trabajados) y siempre que no incurra en afirmaciones ilógicas o absurdas que el órgano judicial no pueda aceptar. Por el contrario, en el caso de existir un horario predeterminado y fijo conocido por ambas partes, lo que debe ser objeto de prueba ya no es toda la jornada realizada, sino solamente el trabajo realizado fuera de ese horario. En estos supuestos de horario prefijado la ausencia del registro de jornada no determina que le corresponda al empleador acreditar el efectivo cumplimiento del horario. La ausencia del registro de jornada cuando existe un horario fijo predeterminado que se cumple habitualmente no puede ser magnificada. Por el contrario, es al trabajador al que le corresponderá acreditar que dicho horario prefijado no corresponde a la realidad porque se han producido excesos de jornada, pero sin que se le pueda reclamar otra cosa que la aportación de indicios suficientes de que se producen incumplimientos del mismo, que es lo que confiere de nuevo al registro de jornada la relevancia de su función de garantía. La carga de la prueba del cumplimiento del horario, sin excesos de jornada, solamente corresponderá al empleador cuando existan indicios suficientes de que se han producido incumplimientos de dicho horario prefijado, supuesto en el cual precisamente el inexistente registro de jornada debiera cumplir su función de garantía de los derechos del trabajador y por tanto su ausencia, imputable al empresario, no puede operar en perjuicio del empleado. Incluso en ese caso esto no implica que el empresario deba ser automáticamente condenado al pago de cualquier cantidad reclamada, sino que el trabajador debe identificar y concretar, en momento procesal oportuno para evitar toda indefensión, cuáles son las horas trabajadas, aportando una cuantificación suficientemente precisa que permita al empresario articular su defensa y que delimite el objeto del litigio, sin que el órgano judicial deba aceptar alegaciones de hechos contrarios a la lógica o imposibles. Esta forma de articular la distribución de la carga de la prueba, exigiendo la acreditación a la parte protegida de un panorama indiciario para que opere la inversión, es la propia de la materia de derechos fundamentales y se estima suficiente como para constituir una garantía de estos en dicho ámbito, por lo que la aplicación de la misma en estos supuestos alcanza el mismo nivel de protección. Además, es la que mejor se ajusta a la equidad, es suficientemente garantista y no deja de ser adecuada al cumplimiento de la finalidad del registro de jornada, puesto que la falta de este solamente adquiere la relevancia que se pretende ante un panorama indiciario de que el indicado horario prefijado es incumplido o no se ajusta a la realidad. En el presente caso es cierto que la demanda detallaba las horas de exceso de jornada de los años 2021 y 2022 con su cuantificación económica, pero existía un horario prefijado, lo que constituye un hecho conforme. Por tanto, aunque la parte demandada no acreditase a través del registro de jornada (ni por ningún otro medio) que se hubiera cumplido estrictamente dicho horario, no se le puede situar ante una prueba de hechos negativos de casi imposible articulación si el trabajador no ha aportado al menos una prueba indiciaria de la existencia de incumplimientos del horario prefijado, no bastando con su mera afirmación unilateral. No puede atribuirse efectos contrarios al reconocimiento por la empresa de forma unilateral de unos determinados excesos, porque ese parcial allanamiento no puede perjudicar su posición procesal y no subsana el incumplimiento por parte del trabajador de aportar una elemental prueba indiciaria que no puede considerarse ni imposible ni exorbitante, máxime cuando en el caso concreto nada se dijo en la demanda sobre el registro de la jornada ni se solicitó por la parte actora su aportación como prueba en el acto del juicio.
(STS, Sala de lo Social, de 15 de abril de 2026, rec. núm. 674/2025)