Baja laboral: quién puede emitirla y cuáles son las obligaciones de trabajadores y empresas
Las bajas laborales han vuelto a situarse en el centro de la actualidad debido al incremento de los procesos de incapacidad temporal registrados durante los últimos años. Los datos de la Seguridad Social muestran que la prevalencia de las bajas por contingencias comunes entre trabajadores asalariados ha pasado de 29,14 procesos por cada mil trabajadores en 2016 a 53,73 en 2025, lo que supone prácticamente duplicar su frecuencia en una década. Por su parte, las estimaciones disponibles sitúan por encima de los 35.000 millones de euros el coste conjunto de la incapacidad temporal para la Seguridad Social y las empresas en 2025.
Este aumento ha puesto el foco sobre la gestión de las bajas laborales, el absentismo y los mecanismos de control existentes. Sin embargo, más allá de los datos y del debate público, es importante conocer cómo funciona realmente una situación de incapacidad temporal, quién puede emitir una baja médica y qué obligaciones deben cumplir tanto los trabajadores como las empresas durante este periodo.
Qué es una baja laboral y quién puede emitirla
La incapacidad temporal es la situación en la que una persona trabajadora recibe asistencia sanitaria y se encuentra temporalmente impedida para trabajar debido a una enfermedad, un accidente o alguno de los supuestos especiales previstos legalmente.
Su regulación básica se recoge en el artículo 169 de la Ley General de la Seguridad Social.
La incapacidad temporal puede tener su origen en contingencias comunes, como una enfermedad o un accidente no laboral, o en contingencias profesionales derivadas de un accidente de trabajo o una enfermedad profesional.
La emisión de los partes médicos de baja depende del origen de la contingencia. Cuando la baja deriva de una contingencia común, el parte médico es expedido por el facultativo del servicio público de salud que presta la asistencia sanitaria al trabajador. Por el contrario, cuando la incapacidad temporal tiene su origen en un accidente de trabajo o una enfermedad profesional, los servicios médicos de la mutua colaboradora con la Seguridad Social pueden emitir los correspondientes partes médicos de baja, confirmación y alta.
Obligaciones del trabajador durante una baja laboral
La situación de incapacidad temporal genera el derecho a percibir una prestación económica cuando se cumplen los requisitos legalmente establecidos. Sin embargo, también implica determinadas obligaciones para la persona trabajadora.
Entre ellas se encuentra la obligación de acudir a los reconocimientos y revisiones médicas para los que sea citada por el servicio público de salud, la mutua colaboradora o el INSS.
Asimismo, el trabajador no debe rechazar ni abandonar sin causa razonable el tratamiento médico indicado, ya que esta conducta puede afectar al derecho a percibir la prestación económica, de acuerdo con lo previsto en la normativa de Seguridad Social.
Otra cuestión que suele generar dudas es la realización de actividades durante la baja. La normativa no prohíbe con carácter general viajar, realizar actividades de ocio o desarrollar determinadas aficiones. No obstante, una conducta incompatible con la dolencia que motivó la incapacidad temporal, que evidencie una actuación fraudulenta o dificulte deliberadamente la recuperación, puede tener consecuencias sobre la prestación y, en determinados casos, sobre la propia relación laboral.
Igualmente, durante la baja el trabajador no puede desarrollar actividades laborales incompatibles con la situación de incapacidad temporal. El artículo 175 de la Ley General de la Seguridad Social prevé la suspensión o pérdida de la prestación en determinados supuestos, entre ellos cuando exista actuación fraudulenta o se realicen trabajos por cuenta propia o ajena.
Obligaciones de la empresa cuando un trabajador está de baja
La empresa también debe cumplir una serie de obligaciones durante la incapacidad temporal de sus trabajadores.
Desde la entrada en vigor del actual sistema de gestión de los partes médicos, los trabajadores ya no están obligados a entregar a la empresa los documentos de las bajas laborales en papel. La información se transmite electrónicamente entre los servicios públicos de salud, el INSS, las mutuas y las empresas.
No obstante, la empresa debe comunicar a la Seguridad Social los datos económicos necesarios para la gestión de la prestación a través del Sistema RED dentro de los plazos establecidos reglamentariamente.
Además, la obligación de cotizar se mantiene durante la situación de incapacidad temporal, por lo que la empresa debe continuar cumpliendo sus obligaciones frente a la Seguridad Social.
Con carácter general, la prestación económica se abona mediante el sistema de pago delegado, de forma que la empresa adelanta las cantidades correspondientes y posteriormente las compensa en sus liquidaciones de cuotas, salvo en aquellos supuestos en los que proceda el pago directo por la entidad gestora o la mutua.
Asimismo, la empresa debe gestionar adecuadamente la documentación administrativa relacionada con el proceso y respetar en todo momento la normativa sobre protección de datos y confidencialidad de la información médica del trabajador.
Cómo funcionan los controles médicos durante la baja
La emisión de una baja médica no significa que el proceso quede exento de seguimiento o revisión. Durante toda la incapacidad temporal pueden realizarse distintos controles médicos y administrativos.
Los servicios públicos de salud realizan revisiones periódicas para evaluar la evolución del trabajador y determinar si procede mantener la baja o emitir el alta médica.
Las mutuas colaboradoras también pueden realizar actuaciones de seguimiento. En los procesos derivados de contingencias profesionales gestionan directamente la asistencia sanitaria y la incapacidad temporal. En las contingencias comunes pueden efectuar actuaciones de control y formular propuestas motivadas de alta médica cuando lo consideren procedente.
Por su parte, el INSS dispone de amplias facultades de control y revisión de los procesos de incapacidad temporal. Estas competencias adquieren especial relevancia cuando la duración de la baja se prolonga más de un año o existen discrepancias entre los distintos organismos que intervienen en el procedimiento.
Los trabajadores pueden ser citados para reconocimientos médicos y tienen la obligación de acudir a dichas convocatorias. La incomparecencia injustificada puede provocar la suspensión cautelar de la prestación y, si no se justifica adecuadamente la ausencia, la extinción del derecho al subsidio.
La empresa también puede comprobar la situación de incapacidad temporal del trabajador mediante reconocimientos médicos realizados por personal sanitario, tal y como prevé el artículo 20.4 del Estatuto de los Trabajadores. Si el trabajador se niega injustificadamente a someterse a estas comprobaciones, la empresa podrá suspender los derechos económicos que tenga a su cargo, aunque ello no afecta a la validez de la baja médica ni a la prestación reconocida por la Seguridad Social.
La incapacidad temporal finaliza normalmente mediante el alta médica por curación o mejoría que permite la reincorporación al trabajo. No obstante, también puede extinguirse por otras causas previstas legalmente, como el transcurso del plazo máximo de duración, el reconocimiento de una incapacidad permanente, la jubilación o el fallecimiento de la persona beneficiaria.
Las bajas laborales constituyen una realidad habitual en las relaciones laborales y exigen conocer con precisión los derechos y obligaciones de todas las partes implicadas. Trabajadores y empresas deben actuar conforme a la normativa para garantizar una correcta gestión de la incapacidad temporal y evitar incidencias que puedan afectar tanto a la prestación como a la propia relación laboral.
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José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-