9 herramientas colaborativas que te interesa conocer para teletrabajar con éxito
Hasta la llegada del coronavirus COVID-19 que cambió nuestro mundo en un cerrar de ojos, el teletrabajo era una opción con no demasiada implantación en nuestro país, ya que solo era utilizado por el 4,3% de los trabajadores, según estadísticas de Eurostat. Sin embargo, tras el decreto del estado de alarma, que nos confinó en nuestros domicilios, se ha convertido en una obligación para muchos trabajadores y en un salvavidas para muchas empresas al permitirles seguir trabajando.
Teníamos las herramientas a nuestro alcance, pero las estábamos infrautilizando, hasta que de repente, al abrir los ojos una mañana, nos encontramos inmersos de lleno en un mundo digital, rodeados de tecnologías de trabajo colaborativo y gestión de proyectos.
Hasta ahora, los avances en materia de teletrabajo habían sido paulatinos, pero la llegada de la COVID-19 ha obligado a las empresas a redefinir sus procesos de trabajo, así como las relaciones con los clientes y con el capital humano de las organizaciones, propiciando la implantación del teletrabajo de forma prácticamente inmediata.
Pero el teletrabajo no es simplemente hacer el mismo trabajo en casa que se realiza en la oficina, supone dotar a los trabajadores de la infraestructura necesaria, mantener o mejorar los niveles de eficiencia, medir el desempeño con indicadores y adaptar las reuniones y los proyectos, utilizando para ello distintas metodologías y tecnologías para que todo funcione de manera correcta.
¿Cuáles son las herramientas colaborativas más populares que facilitan el teletrabajo?
Para implementar el teletrabajo con garantías de éxito es necesario conocer las herramientas y plataformas tecnológicas que permitan a la organización cerciorarse de que el trabajo puede desarrollarse en los mismos niveles de actividad y eficiencia que el realizado de manera presencial, para lo cual las empresas utilizarán tecnologías que faciliten videoconferencias, almacenamiento compartido, creación de documentos colaborativos y gestión de proyectos.
Algunas de las herramientas colaborativas más populares son:
- Office online. Herramienta gratuita de Microsoft que incluye Excel, Word y PowerPoint online que permite crear y compartir documentos y hojas de cálculo, así como la colaboración entre diferentes usuarios.
- Onedrive. Es una herramienta en la nube de Microsoft que permite almacenar archivos, compartirlos con otros usuarios y acceder a ellos desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Facilita las descargas y el movimiento de archivos y la sincronización entre diferentes dispositivos.
- Outlook Web. Aplicación web de administración de información de Microsoft. Incluye correo electrónico basado en la web, un calendario, un administrador de contactos y un administrador de tareas.
- Teams. Microsoft Teams es una plataforma unificada de comunicación y colaboración lanzada en 2017 que combina chat, reuniones de vídeo, almacenamiento de archivos, grupos de trabajo e integración de aplicaciones.
- Skype. Es una de las herramientas colaborativas más antiguas ya que se lanzó en agosto de 2003. Actualmente, tras haber comprado la compañía, es distribuido por Microsoft. Permite comunicaciones de texto, voz y videollamadas sobre Internet individuales y grupales, enviar mensajes instantáneos y compartir archivos con otras personas que usan Skype. También permite compartir el escritorio, la pantalla o una página web.
- OneNote. Es una aplicación con licencia freeware desarrollado por Microsoft para facilitar la toma de notas, la recopilación de información, y la colaboración multiusuario.
- Yammer. Es un servicio de red social empresarial freemium utilizado para la comunicación privada dentro de las organizaciones, que permite la creación de grupos, envío de mensajes, seguir a compañeros de trabajo, adjuntar un archivo, gif, foto o vídeo para mejorar la publicación, etc.
- Forms. Es un creador de encuestas en línea en el que se pueden incluir imágenes. Forma parte de Office 365 y fue lanzado por Microsoft en junio de 2016. Forms permite a los educadores crear encuestas y cuestionarios con marcado automático, por lo que está siendo una herramienta muy utilizada en la enseñanza a distancia para evaluar el progreso de los alumnos en estos tiempos en que los alumnos no pueden asistir a clases presenciales.
- Zoom Vídeo. Es un software de videollamadas y reuniones virtuales, accesible desde ordenadores, teléfonos inteligentes y tablets. Su fabricante es la empresa Zoom Video Communications.
El CEF.- consciente de la importancia del teletrabajo para las organizaciones ofrece a empresarios, directivos, directores de departamento que tengan que implementar el teletrabajo y a los profesionales del ámbito de los recursos humanos el Curso de Herramientas Colaborativas y el Curso de Implantación del Teletrabajo en las Organizaciones.
José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-