Canal de denuncias interno: obligaciones, confidencialidad y sanciones según la Ley 2/2023

La implantación de un canal de denuncias no solo es un requisito legal, sino una herramienta necesaria para fomentar la transparencia, la ética corporativa y la confianza en las organizaciones.

La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, ha cambiado la forma en que las empresas deben gestionar las denuncias internas.

Este marco normativo, que incirpora la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, obliga a muchas organizaciones a establecer canales internos de denuncias seguros y confidenciales, así como a proteger a los informantes frente a posibles represalias.

• En este artículo conocerás quién está obligado a implantar un canal de denuncias interno y cómo debe gestionarse conforme a la Ley 2/2023.
• También te explicaremos cómo proteger la confidencialidad del informante y qué sanciones conlleva incumplir esta obligación legal.

¿Qué es un canal de denuncias interno y quién puede utilizarlo?

El canal de denuncias interno o sistema interno de información es el cauce preferente que deben utilizar los empleados para comunicar de forma segura posibles infracciones legales o conductas irregulares dentro de la organización.

Este canal también puede ser utilizado por:

• autónomos que mantengan relación con la empresa;
• accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos;
• cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.

Este sistema debe cumplir con requisitos de independencia, confidencialidad, trazabilidad y ausencia de represalias, garantizando que cualquier persona pueda informar sin temor a consecuencias adversas directas contra ellos, familiares o compañeros de trabajo.

Además, el canal debe permitir la presentación de denuncias tanto por escrito como verbalmente (por ejemplo, a través de buzones digitales o líneas telefónicas), y contar con un responsable designado para su gestión.

El responsable de implantar el sistema será el órgano de administración o de gobierno de cada entidad, previa consulta con la representación legal de los trabajadores.

¿Qué entidades están obligadas a utilizar un canal de denuncias interno?

La Ley 2/2023 establece la obligación de contar con un canal interno de información a las siguientes entidades:

• Todas las empresas públicas.
• Empresas privadas con 50 o más trabajadores.
• Las siguientes entidades si reciben o gestionan fondos públicos:
  • Partidos políticos.
  • Sindicatos.
  • Organizaciones empresariales.
  • Fundaciones creadas por los anteriores.
• Empresas privadas que entren en el ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea en materia de servicios, productos y mercados financieros, seguridad del transporte, medio ambiente o prevención del blanqueo o de la financiación del terrorismo, sin importar su tamaño, aplicándose la Ley 2/2023 solo en lo no regulado por su normativa específica.

¿Cómo implantar un canal de denuncias conforme a la Ley 2/2023?

La implantación de un canal de denuncias interno se podrá llevar a cabo dentro de la propia entidad o acudiendo a un tercero, el cual debe ofrecer las garantías adecuadas de independencia, confidencialidad, protección de datos y secreto de las comunicaciones.

Para ponerlo en funcionamiento se requiere una planificación técnica y organizativa rigurosa. Algunos de los puntos clave a tener en cuenta son:

• Nombrar un responsable del sistema interno de información, que garantice la recepción, registro y seguimiento de las comunicaciones. El responsable nombrado deberá desarrollar sus funciones de forma independiente y autónoma respecto de la dirección de la empresa y deberá contar con todos los medios personales y materiales para llevar a cabo sus funciones.
• El sistema debe permitir realizar comunicaciones por escrito o verbalmente, o de las dos formas.
• Elaborar una política o reglamento interno que regule el uso del canal y las garantías de protección.
• Establecer procedimientos claros para la investigación de las denuncias y la comunicación de resultados.
• Garantizar la accesibilidad y confidencialidad del canal, incluyendo la posibilidad de denuncias anónimas.
• Formar al personal de Recursos Humanos y responsables de compliance para actuar correctamente ante una denuncia.

Los departamentos de Recursos Humanos desempeñan un papel crucial, ya que suelen ser el primer punto de contacto de los trabajadores.

Confidencialidad y protección del informante

Uno de los pilares de la Ley 2/2023 es la protección efectiva del informante. La norma establece que todas las comunicaciones deben gestionarse de manera que se preserve el anonimato y se impida el acceso no autorizado a los datos.

Algunas buenas prácticas incluyen:

• Utilizar plataformas tecnológicas seguras que impidan rastrear la identidad del denunciante.
• Limitar el acceso a la información a personal autorizado.
• Destruir los datos personales cuando dejen de ser necesarios para la investigación.
• Evitar cualquier represalia, directa o indirecta, contra la persona informante (despido, degradación, acoso, etc.).

El equilibrio entre la protección del informante y el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos resulta fundamental. Por eso, se recomienda coordinar al responsable de compliance con el delegado de protección de datos para garantizar un tratamiento adecuado de la información.

Sanciones por incumplimiento y riesgos reputacionales

El incumplimiento de las obligaciones previstas en la Ley 2/2023 puede tener graves consecuencias económicas y de reputación corporativa.

Según el artículo 65 de la ley, las sanciones pueden alcanzar:

• Hasta 1.000.000 de euros para personas jurídicas en los casos más graves.
• Multas de hasta 300.000 de euros por infracciones graves para personas físicas responsables de la infracción.
• Inhabilitación para contratar con el sector público o recibir subvenciones.

Además del impacto económico por las sanciones, no disponer de un canal adecuado de denuncias puede suponer la pérdida de confianza por parte de empleados, clientes y socios, afectando de forma muy negativa a la reputación de la empresa.

Por lo tanto, cumplir con la Ley 2/2023 no debe verse solo como una exigencia legal, sino como una oportunidad para fortalecer la ética corporativa y prevenir riesgos internos. Las empresas que implementan canales de denuncias que funcionan correctamente demuestran un compromiso con sus empleados y la transparencia.

Las empresas tienen que tener en cuenta que mantener a los trabajadores a una temperatura adecuada hace que trabajen mejor y sean más productivos.
Para los trabajadores:

• Hidratarse adecuadamente: Beber agua con frecuencia, incluso si no se siente sed.
• Usar ropa fresca y transpirable: Evitar las prendas ajustadas y de colores oscuros.
• Protegerse del sol: Utilizar sombrero o gorra, gafas de sol y crema solar de alta protección.
• Estar atento a los signos de alerta: Prestar atención a los síntomas del “golpe de calor”, como mareos, náuseas, dolor de cabeza o calambres musculares.
• Comunicar cualquier malestar: Informar al supervisor inmediato si se siente mal por el calor.

En resumen, las olas de calor representan un riesgo significativo para la salud de los trabajadores, especialmente para aquellos que desarrollan su actividad en entornos con condiciones ambientales extremas. Es fundamental que tanto empresas como trabajadores conozcan sus derechos y obligaciones para prevenir los efectos del calor y garantizar un entorno laboral seguro y saludable.

Si quieres aprender a implantar y gestionar canales de denuncia eficaces, proteger a los informantes y evitar sanciones conforme a la Ley 2/2023, el CEF.- pone a tu disposición el Curso Especializado en Protección del Informante de Infracciones y Delitos en el Marco del Compliance Laboral. Este programa te proporcionará una visión integral del compliance laboral y las herramientas necesarias para garantizar el cumplimiento normativo en tu organización.

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-