7 aspectos de office 365 que te interesa conocer para mejorar tu productividad

Vivimos en un mundo en constante evolución, en el que inventos y acontecimientos revolucionan las diferentes sociedades que lo conforman, algunas revoluciones son sociales, otras industriales, tecnológicas o digitales, pero todas recogen cambios suficientemente importantes para aglutinarlos bajo un titulo y ser trasladados a los libros de historia. Actualmente, parece que nos adentramos en la cuarta revolución industrial, una revolución digital, del Internet de las cosas, de la robótica, pero no podemos olvidarnos de inventos que han revolucionado la productividad de las oficinas, como Excel, Word, Access, el correo electrónico, el trabajo en la nube, etc.. Sin ellos, las oficinas no serian lo mismo.

La productividad en las oficinas se incrementa con el desarrollo y las mejoras de las aplicaciones que utilizan sus usuarios. Se dice que muchos trabajos de oficina desaparecerán con la cuarta revolución industrial, pero mientras las inteligencias artificiales no tomen el relevo, los usuarios de estas aplicaciones, cada vez serán más productivos y puede que presenten más batalla de la que se espera a los robots que les amenazan con quitar sus puestos de trabajo.

Pero en un entorno laboral tan competitivo, en el que a la competencia de otros profesionales, se suma la de robots e inteligencias artificiales, incrementar productividad y eficiencia, se convierten en algo imprescindible para la supervivencia laboral, siendo la formación continua, un factor determinante, ya no solo para el éxito en el trabajo, sino para mantener el empleo.

En este contexto, el dominio de herramientas como office 365, no es una opción, es una obligación, ya que la correcta utilización de estas herramientas permite incrementar notablemente la productividad, gracias a 7 aspectos:

1. Usabilidad. Esta diseñado y organizado atendiendo, sobre todo, a la facilidad, utilidad y comodidad de su empleo, ya que se puede acceder rápidamente a cualquier documento desde cualquier lugar, y desde diferentes equipos, tabletas o teléfonos móviles.
2. Actualización. El pago por suscripción de office 365 permite tener siempre actualizadas las aplicaciones, de manera que tendremos a nuestra disposición todas las novedades que se vayan introduciendo en las aplicaciones.
3. Almacenamiento. OneDrive es un espacio en la nube que permite almacenar archivos personales en un solo lugar. OneDrive permite almacenar hasta 1TB (1000GB).
4. Trabajo en equipo. Los documentos se puede compartir con otros usuarios y acceder a ellos desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Se puede trabajar sobre el mismo documento (Word, Excel, Power Point,…) a la vez, desde dos ordenadores diferentes.
5. Seguridad de los datos. Cualquier cambio se guarda automáticamente en la nube, es decir, si se modifica una celda en un documento de Excel o una palabra en un documento de Word, se guardará una copia en la nube, a la que se puede acceder desde cualquier lugar con conexión a Internet. Por lo tanto, tendremos siempre una copia de seguridad de nuestros documentos.
6. Movilidad. Se puede acceder a los documentos desde cualquier lugar y acceder a ellos desde diferentes dispositivos. Documentos, calendarios y aplicaciones están disponibles online, sin tener que instalar ni descargar software ya que estarán accesibles desde cualquier lugar con acceso a Internet.
7. Agenda y correo electrónico. Outlook agrupa todos los mensajes de correo electrónico, eventos del calendario y archivos para acceder rápidamente a toda esta información, de manera que se pueden planear reuniones con colaboradores o compartir disponibilidad en cuestión de segundos.

Sácale todo el partido a Office 365 y a sus herramientas colaborativas, con el Curso sobre Office 365: Herramientas Colaborativas que ha organizado el CEF.- y consigue con él incrementar tu productividad.

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF