¿Cómo medir la evaluación del desempeño con Excel?
En el ámbito de la gestión y dirección de recursos humanos es relativamente habitual la utilización de Excel, ya que su versatilidad permite el diseño de diferentes tipos de plantillas de gran utilidad para este departamento.
Entre las hojas de cálculo más apreciadas por los responsables de recursos humanos, se encuentran aquellas que facilitan la evaluación del desempeño de los trabajadores, ya que ayudan a valorar la contribución de estos a la empresa y facilitan el pago de incentivos y de revisiones salariales.
La evaluación del desempeño trasciende más allá del departamento de recursos humanos, ya que es demandada por diferentes directivos de la empresa, los cuales necesitan evaluar a los trabajadores a su cargo para así poder recompensar sus éxitos o realizar acciones correctoras en los casos en que los trabajadores no estén prestando sus servicios como se espera de ellos.
La implantación de un buen sistema de evaluación del desempeño ayudará a identificar a los trabajadores más productivos y con más talento, facilitando que se puedan identificar y retener las personas más adecuadas para la organización.
Una de las formas más rápidas, flexibles y económicas de evaluar el desempeño es utilizando plantillas de Excel.
¿Qué es la evaluación del desempeño?
La evaluación del desempeño es cada vez más utilizada, sobre todo por las grandes empresas, muchas de las cuales realizan una evaluación del desempeño a 360 grados, es decir, en la que se valora la percepción que tienen del trabajador sus superiores, compañeros, subordinados y clientes.
La evaluación del desempeño por parte de los clientes es muy visible en la atención telefónica y en el soporte informático, en donde se suele medir el grado de satisfacción de los usuarios con la atención recibida, así como otros datos clave que ayudan en la evaluación del trabajador que presta el servicio.
Mediante la medición de la evaluación del desempeño se puede valorar si la conducta profesional de un trabajador, su rendimiento y productividad se ajusta a los estándares requeridos por la empresa.
Para poder realizar una correcta valoración de los trabajadores, se puede construir un sistema de evaluación del desempeño en Excel, que nos permitirá disponer de datos fiables, actualizados y comparables sobre el rendimiento laboral del conjunto de trabajadores.
Los sistemas de evaluación del desempeño generan beneficios, tanto para la empresa como para el trabajador, ya que se incentiva y recompensa la productividad, siendo cada vez más utilizados por las empresas para valorar a los trabajadores por lo que hacen y aportan, en lugar de por el tiempo que están en su puesto de trabajo.
Evaluación del desempeño con Excel vinculada a la revisión salarial
Se pueden hacer sencillas plantillas de recogida de datos para evaluar el desempeño u hojas de cálculo más complejas, en donde además de evaluar el desempeño se realicen cálculos automatizados de la revisión salarial o de los incentivos acordados con el trabajador.
En las plantillas de recogida de datos se deben incluir diferentes respuestas posibles, por ejemplo, un rango de puntuación entre 0 y 10, donde el 0 es la peor calificación y el 10 la máxima. Además, estas plantillas se deben cumplimentar periódicamente para detectar y valorar los cambios que se puedan producir en el desempeño de los trabajadores.
Entre los cálculos que se pueden realizar con Excel para valorar el desempeño y recompensar el cumplimiento de objetivos y la productividad, podemos encontrar los siguientes:
- Realización de una matriz de desempeño con fórmulas de búsqueda y referencia.
- Realización de cálculos automatizados de la revisión salarial en función del desempeño y de la equidad interna. Para la realización de estos cálculos se pueden utilizar tablas dinámicas, gráficos y alarmas.
- Cálculos relacionados con la retribución variable, como la realización de una matriz con la liquidación de objetivos por áreas, plantillas para el establecimiento de objetivos y seguimiento de su cumplimiento, y la realización de modelos de regresión basados en el cumplimiento de objetivos.
Para facilitar la evolución del desempeño, los datos se deben sintetizar en informes que faciliten el análisis de los obtenidos, así como su comunicación, tanto al trabajador como a sus superiores.
Las distintas gestiones administrativas que hay que realizar en los diferentes ámbitos de la gestión y dirección de recursos humanos de una empresa serían una tarea mucho más complicada y tediosa si los profesionales que las ejecutan no pudieran apoyarse para su realización en diferentes plantillas de Excel. El CEF, consciente de la importancia de Excel para los responsables de recursos humanos, ha preparado el Curso Monográfico de Excel para Recursos Humanos, donde los profesionales aprenderán todo lo que necesitan saber de Excel para desarrollar diferentes plantillas de Excel que les faciliten su trabajo.
José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-